Aandachtspunten bij het uitlenen van personeel

  • Arbeidsmarkt

Voor bureaus die werknemers ter beschikking stellen aan derden om onder leiding en toezicht van die derde te werken, is een correcte verloning essentieel, nog meer dan bij andere werkgevers.

Aandachtspunten bij het uitlenen van personeel

Dit ligt in feit dat het ter beschikking stellen van hun werknemers aan derden het hoofdproduct is. Om een juiste kostprijs/marge te bepalen moet kunnen worden gesteund op een goed werkende loonadministratie, juiste toepassing van de arbeidsjuridische wetgeving en een fiscaal optimale beloningssystematiek.

De specialisten van BDO HR Services (waarin de Adviesgroep Loon- & Premieheffing en BDO Legal samenwerken) kunnen de juistheid van de verloning en gehanteerde contracten en arbeidsvoorwaarden voor u beoordelen. Het is daarbij zaak om dit - vanwege regelmatig wijzigende wet- en regelgeving in de uitzendbranche - periodiek te doen.

Loon en cao

Van groot belang bij de verloning is dat de uitzendkracht het juiste bruto- en nettobedrag ontvangt, gebaseerd op de juiste cao/arbeidsvoorwaarden. Het is zeer verstandig dat met enige regelmaat te (laten) controleren, ook of de juiste cao wordt toegepast. Hierbij is tevens een aspect of de premie- en fiscale instellingen correct in de software zijn ingesteld.

Tot nog toe geldt onder omstandigheden dat de uitzendkracht na 26 weken arbeid te verrichten, recht krijgt op dezelfde beloning als een werknemer die bij de inlener werkzaam is in een (soort)gelijke functie. Per 30 maart 2015 verandert dit en geldt als hoofdregel dat de uitzendkracht vanaf de eerste werkdag recht heeft op de inlenersbeloning.

Uitzendbeding

Aan het werken met uitzendbedingen zijn extra regels verbonden. Zo mag niet langer dan 78 weken met een uitzendbeding worden gewerkt, tenzij het een AOW-gerechtigde werknemer betreft (dan is de maximale periode 130 weken). Daarnaast heeft de inzet van het uitzendbeding in de regel tot gevolg dat de werkgever door de Belastingdienst wordt ingedeeld in de (kostbare) sector 52, de specifieke sector voor uitzendbureaus. Echter, voor gespecialiseerde uitzendbureaus is onder omstandigheden indeling in de goedkopere ‘vaksector’ mogelijk, met name als het uitzendbureau niet werkt met een uitzendbeding.

Pensioen

De genoemde termijn van 78 weken speelt bovendien een rol met betrekking tot de overgang van de Basisregeling naar de Plusregeling ten aanzien van het StiPP-pensioen. Werknemers dienen grofweg na 26 gewerkte weken opgenomen te worden in de Basisregeling en na 78 weken in de Plusregeling.

In de regel is aansluiting bij het pensioenfonds StiPP verplicht, aangezien uitzendkrachten in veruit de meeste situaties onder leiding en toezicht werken van de inlener.

ET-ruil

Indien sprake is van buitenlandse uitzendkrachten is het, onder strikte voorwaarden, mogelijk om belast loon uit te ruilen voor onbelaste vergoedingen of verstrekkingen met betrekking tot extraterritoriale kosten. Denkt u hierbij aan kosten inzake dubbele huisvesting, hogere kosten van levensonderhoud en vervoerskosten van en naar de woonplaats in het land van herkomst. Deze uitruil staat beter bekend als de ‘ET-ruil’. De regeling levert zowel werknemer als werkgever voordeel op, maar is zeer complex en verdient altijd nadere beoordeling.

Maximum inhoudingen nettoloon

De Inspectie SZW heeft (medio 2011) een standpunt ingenomen betreffende een norm voor inhoudingen op het nettoloon. Bij werknemers die het minimumloon verdienen mochten slechts bepaalde inhoudingen worden gedaan voor huisvesting en ziektekostenverzekeringspremies. Dit standpunt hield in de rechtspraak echter geen stand. Een recent wetsvoorstel aanpak schijnconstructies beoogt via andere weg echter om aan inhoudingen meer regels te verbinden. Het is dan ook zaak om bij momenteel toegepaste inhoudingen na te gaan in welke mate deze in de toekomst nog zijn toegestaan.

Auto’s

Het komt regelmatig voor dat uitzendkrachten gebruik maken van een auto van de zaak. Als het uitzendbureau niet de fiscale bijtellingsregeling toepast, mag dat slechts als kan worden bewezen dat de auto op jaarbasis voor maximaal 500 privé-kilometers wordt gebruikt door de betreffende uitzendkracht. Er is een aantal werkwijzen om eventuele naheffingsrisico’s te beperken. Dit punt verdient altijd aandacht, omdat de Belastingdienst regelmatig stelt dat niet aan de bewijslast is voldaan om bijtelling achterwege te laten.

Opleidingen voor uitzendkrachten

De uitzendonderneming is verplicht 1,02% van het in het desbetreffende jaar aan uitzendkrachten werkzaam verschuldigde brutoloon te besteden aan scholing van uitzendkrachten. Dit percentage mag niet op het loon van uitzendkrachten worden ingehouden. De uitzendonderneming heeft de keuze om de scholingsbestedingsverplichting van 1,02% op ondernemingsniveau in eigen beheer uit te voeren dan wel 0,8% af te dragen aan STOOF (Stichting Opleiding & Ontwikkeling Flexbranche).

Indien gekozen is voor het uitvoeren van de scholingsbestedingsverplichting in eigen beheer, dient het uitzendbureau de bestedingen aan scholing in het afgelopen kalenderjaar en de wijze waarop die bestedingen plaatsvonden op te nemen in een specifieke paragraaf in de jaarrekening of in een accountantsverklaring. Deze specifieke paragraaf dient u jaarlijks vóór 1 juli aan de Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten (SNCU) te verstrekken.

Vaste kostenvergoeding

Bij eventuele vaste kostenvergoedingen dient de onderbouwing daarvan te worden beoordeeld. Onder de werkkostenregeling dient in beginsel zelfs voorafgaand een steekproef van drie maanden te worden gehouden ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Deze post is zeer discussiegevoelig en vraagt daarom altijd aandacht.

Premies werknemersverzekeringen

WW-uitkeringen worden deels gefinancierd met door werkgevers aan de Belastingdienst af te dragen sectorpremies. Daarbij is essentieel dat de Belastingdienst het uitzendbureau in de juiste sector heeft ingedeeld én het uitzendbureau het daarbij behorende premiepercentage correct toepast. Standaard zal het uitzendbureau in sector 52 zijn ingedeeld, maar onder voorwaarden is het mogelijk om in een andere sector ingedeeld te worden. Daarnaast dient men te controleren of de Whk-premie juist is vastgesteld. Deze is sinds 2014 ingevoerd en kan grote gevolgen hebben voor uitzendbureaus, nu zij veel met tijdelijk personeel werken en hun eventuele Ziektewet- en WGA-uitkeringen door de per 2014 nieuwe premiesystematiek aan het uitzendbureau worden doorberekend.

Personeelsdossier

Net als bij overige werkgevers is de aanwezigheid van een ‘loonbelastingverklaring’ en een kopie van een kwalificerend identiteitsbewijs (dat geldig was op de eerste werkdag) essentieel om toepassing van het anoniementarief en ongelimiteerde berekening van premies werknemersverzekeringen te voorkomen. In sommige gevallen dient ook een kopie van een tewerkstellingsvergunning en een A1-verklaring te worden opgenomen. Bij uitzendkrachten die deels in het buitenland werkzaam zijn, dient bovendien te worden beoordeeld waar de loonbelasting en sociale verzekeringspremies verschuldigd zijn.

Registratie Kamer van Koophandel

Met ingang van 1 juli 2012 dienen uitzendbureaus zich op straffe van een aanzienlijke boete als zodanig te hebben geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (registratieplicht). Controleer of terzake één van de volgende SBI-codes is vermeld in de gegevens bij de Kamer van Koophandel:

  • 78201 Uitzendbureaus,
  • 78202 Uitleenbureaus,
  • 78203 Banenpools (werkgelegenheidsprojecten),
  • 7830 Payrolling (personeelsbeheer) of
  • 0161 Dienstverlening voor de akker- en/of tuinbouw.

Werkkostenregeling

Uiteraard geldt ook voor personeel dat wordt uitgeleend dat ten aanzien van hen de werkkostenregeling vanaf 1 januari 2015 verplicht is. Bijkomend probleem kan daarbij zijn dat de uitzendkracht ook bepaalde arbeidsvoorzieningen geniet bij of van de inlener. De inlener hoeft daar doorgaans niets mee te doen.

Een ander aspect van de op 1 januari 2015 veranderde werkkostenregeling is dat sinds die datum ook de concernregeling kan worden toegepast. Daardoor kan bijvoorbeeld bij uitzendorganisaties waarbij de uitzendkrachten onder een ander loonheffingennummer worden verloond dan de overige werknemers, als aan de voorwaarden is voldaan, de loonsom van beide inhoudingsplichtigen voor de berekening van de vrije ruimte worden samengevoegd. En vervolgens naar eigen believen over de verschillende inhoudingsplichtigen worden verdeeld.

Meer weten?

BDO beschikt over ruime kennis en ervaring met betrekking tot de fiscale, arbeidsjuridische en sociaal verzekeringsrechtelijke aspecten met betrekking tot het uitzenden van personeel, ook binnen concernverband en grensoverschrijdend. Kijk op onze webpagina Loon- en Premieheffing voor onze uitgebreide dienstverlening en de Checklist Uitzendbureaus.

Wilt u meer weten over de werkkostenregeling of uw arbeidsvoorwaarden en boekhouding laten controleren?

Neem dan contact op met één van onze specialisten Loon- en Premieheffing of stuur een e-mail.

Meer informatie over BDO BREDA & BDO ROOSENDAAL:

Bekijk het complete bedrijfsprofiel

Linkedin bedrijfspagina RegioinBedrijf Volg RegioinBedrijf op Linkedin

Volg RegioinBedrijf op LinkedIn en blijf op de hoogte van regionale ontwikkelingen!