Evenement organiseren: Wel of geen eventbureau in de hand nemen?

  • Zakelijke dienstverlening

Je wilt een succesvol evenement organiseren en hebt een heldere doelstelling voor ogen. Stap 1 is gezet en het geregel kan beginnen. De volgende vraag is nu echter of je dit allemaal zelf wilt gaan doen of dat je een vakkundig, specialistisch en creatief evenementenbureau inschakelt.

Evenement organiseren: Wel of geen eventbureau in de hand nemen?

Het organiseren van een evenement is ontzettend leuk, maar de Arjan van Dijk Groep weet als geen ander dat hier heel veel bij komt kijken. Het formuleren van een doelstelling alleen is immers niet genoeg. Hulp krijgen van een ervaren eventbureau of zelfs helemaal ontzorgd worden, kan dan ook ontzettend fijn zijn. Maar hoe werkt een evenementenbureau precies? 

Het evenementenbureau

Van een evenementenbureau kun je ondersteuning tijdens de hele aanloop naar en tijdens het event zelf verwachten. Zo weet je zeker dat er in ieder stadium wordt gewerkt aan het halen van jouw doelstelling. 

Aan de slag

Naar aanleiding van een aantal wensen die door jou en je bedrijf zijn opgesteld gaat het evenementenbureau aan de slag. Er wordt gebrainstormd over de tofste ideeën die perfect bij het bedrijf en de doelgroep passen. Van de locatie, het entertainment en welke hapjes en drankjes daarbij passen. Die ideeën kunnen nog zo leuk zijn, ze moeten natuurlijk wel echt bij jullie als bedrijf passen. In de vorm van een pitch wordt de uitkomst van de brainstorm daarom aan jullie voorgelegd. Op basis van de pitch en een offerte met sfeerbeelden kunnen er nog aanpassingen gemaakt worden of wordt er een GO gegeven.

GO

Het bureau gaat aan de slag om het evenement tot in de puntjes te regelen. Alles wordt uit handen genomen en op tijd klaargezet op de locatie. Daarnaast zal het personeel van het evenementenbureau ook op het evenement zelf aanwezig zijn om alles te verzorgen en ervoor te zorgen dat alles goed loopt. Kortom: schakel je een evenementenbureau in dan geniet je zelf volop en wordt alles voor je geregeld.

Wat moet een bureau allemaal van je weten?

Een goede voorbereiding is het halve werk! Ga je samenwerken met een bureau? Verzamel dan alvast de volgende informatie voor je een offerte aan gaat vragen:

  1. Aanleiding van het evenement

    Is het een personeelsfeest, kick-off, een opening, productpresentatie of een bedrijfsuitje? Wat willen jullie vieren of mededelen aan de gasten? Hierdoor weten we wat het doel is van het evenement en kunnen we daar een programma omheen bouwen.
  2. Wat voor soort gasten komen er?

    Als evenementenbureau weten we graag wat voor soort gasten er komen. Is het een hechte groep of kennen de gasten elkaar niet of amper? Geef ook aan wat de leeftijd van de gasten ongeveer is. Dit is namelijk erg bepalend voor de opstelling van de eventlocatie.
  3. Wat zijn de eisen voor een locatie?

    Heb je al een locatie voor ogen? Wordt het een van onze eigen locaties of heb je zelf een locatie? Wanneer je nog niet over een locatie hebt nagedacht willen we hier graag bij helpen. Waar moet de locatie ongeveer liggen? Zijn er eisen waar de locatie aan moet voldoen? Denk bijvoorbeeld aan mindervalide voorzieningen.

Toch alles zelf regelen?

Wanneer je er voor kiest om alles zelf te regelen is het belangrijk om van te voren al een idee te hebben wat er bij komt kijken. De Arjan van Dijk Groep ontwikkelde een checklist die je daarbij kan helpen. Benieuwd? Je download hem hier.

Meer informatie over ARJAN VAN DIJK GROEP:

Bekijk het complete bedrijfsprofiel

Linkedin bedrijfspagina RegioinBedrijf Volg RegioinBedrijf op Linkedin

Volg RegioinBedrijf op LinkedIn en blijf op de hoogte van regionale ontwikkelingen!