Fort Lent: attent bij elk evenement

  • Zakelijke dienstverlening

Fort Lent bij Nijmegen is een bijzondere locatie voor zakelijke bijeenkomsten. Niet alleen omdat het een historisch gebouw is - gelegen aan de Waal, met uitzicht op natuurgebied de Ooijpolder - maar ook door de zorgvuldige en gastvrije ontvangst.

Fort Lent: attent bij elk evenement

Eigenaar Jordy Bauman vertelt hoe hij samen met zijn team 200 tot 250 succesvolle evenementen per jaar organiseert.   

Tip 1: Eerst een goed gevoel, dan de details

“Met een mogelijke klant spreek ik het liefst persoonlijk af in het fort. De sfeer van ons bedrijf overbrengen gaat immers het beste op locatie. Het gevoel is daarbij het belangrijkste: dat de klant zich op zijn gemak voelt. Ziet hij of zij zichzelf al op het podium staan, een workshop volgen in één van de gewelven of rondlopen op de binnenplaats? Als dat goed zit, komt de rest ook goed – de precieze wensen vullen we daarna in. Is er bijvoorbeeld onder de gasten iemand in een rolstoel, dan huren we een bedrijf in dat rijplaten levert, zodat hij of zij ook het podium op kan. Niet álles is mogelijk in een historisch gebouw, maar absoluut wel heel véél.”

Tip 2: Wees creatief

“Het voordeel van een oude locatie, gebouwd in oorlogstijd, is dat het spreekt, het leeft! Tegelijkertijd geeft het ons ook uitdagingen. We hebben geen standaard zaaltje met een schuifwand - aan een fort valt niet zoveel te veranderen, die dikke muren blijven gewoon staan. Je geeft steeds invulling aan gewelven van 80 m2, een binnenplaats van 250 m2 en doorgangen van 90 centimeter waar alles doorheen moet kunnen. Ruimtes met zo’n specifieke vorm maken je creatief in het bedenken hoe je een bepaalde wens van een klant mogelijk kan maken. Als een bedrijf gewend is om altijd een bepaalde theateropstelling te hanteren, zal dat hier misschien niet gaan. Samen met de klant passen we het plan een beetje aan. Even wat uitproberen en uit de comfortzone komen. Als je iets informeler in groepen aan tafels gaat zitten doet dat iets met de sfeer en met de gasten. Aan het eind concluderen de bezoekers vaak: dit bevalt eigenlijk veel beter!”

Tip 3: Durf samen te werken

“Als een onderdeel écht moeilijk haalbaar blijkt - bijvoorbeeld een grote beurs - werken we graag samen met bioscoopcomplex de Cinemec of het Van der Valk-hotel in de buurt. Dan vindt de koffie, borrel, lunch, het diner of het feest weer plaats in het fort. Natuurlijk doe je graag zoveel mogelijk in eigen beheer, maar als het nodig is, zorg je ervoor dat het evenement met behulp van anderen goed uitgevoerd wordt. We schakelen bijvoorbeeld een professioneel organisatiebureau in voor sportieve activiteiten. Het voordeel van samenwerking met lokale partijen is dat zij expertise bieden en zorgen voor nieuwe kennis, input en relaties vanuit het hele land.”

Tip 4: Bereid je goed voor

“Met de voorbereiding staat of valt alles. We plannen altijd veel tijd in om alles in orde te krijgen. De dag voor een evenement wordt geblokt in de agenda en als het nodig is gaan we tot laat door. Van tevoren willen we zoveel mogelijk weten over de gasten, zoals dieetwensen en of we rekening moeten houden met eventuele fysieke beperkingen. We zorgen wat betreft eten en drinken altijd voor meer porties dan door de opdrachtgever aangegeven is: in de praktijk pakt dat vaak toch anders uit dan als ingeschat. Wat extra op voorraad hebben wordt door gasten zeker gewaardeerd. Kortom: als de planning goed is, kan het haast niet misgaan.”

Tip 5: Wees persoonlijk en gastvrij

“Vanaf het moment dat gasten aan komen rijden zorgen we voor een persoonlijke ontvangst. Er staat iemand op de parkeerplaats om de weg te wijzen – mensen hoeven niet te zoeken of borden te volgen. Bij een feest bieden we een welkomstdrankje aan, dat komt prettig binnen. Er is altijd iemand die de koffie serveert, we werken niet met een thermoskan op de bar. En na afloop worden gasten vriendelijk gedag gezegd bij de deur. Die gastvrije benadering heb ik meegenomen uit de hotelwereld waar ik eerder werkte. Ik vind het erg belangrijk dat mensen zich welkom en ondersteund voelen.”

Tip 6: Ga een stapje verder voor de klant

“Een reactie die we vaak krijgen is: wat fijn dat er wordt meegedacht. Als er in het verleden bijvoorbeeld bleek dat er tijdens een presentatie een bepaald formaat print nodig was, dan ging één van onze medewerkers even op en neer naar de copyshop om het in orde te maken. Of toen een gast op de heenweg een steentje door de autoruit had gekregen, zorgden wij ervoor dat de auto tijdens het congres gerepareerd werd, zodat hij zonder het programma te missen na afloop gewoon naar huis kon. Meedenken en ontzorgen zijn speerpunten voor ons. Dat zijn dingen die opdrachtgevers ook bijblijven.”

Tip 7: Vertrouw op je personeel

“We werken bij Fort Lent met 10 fulltimers en 30 parttimers. In grote lijnen hebben we een vaste werkwijze, maar het personeel voelt meestal zelf aan welk evenement om welk gedrag vraagt. Bij het ene feest kun je wat meer familiair zijn, bij de andere gelegenheid ben je wat formeler. Het personeel heeft goede eigen inzichten en kan op de juiste momenten flexibel zijn. Zo is het eens voorgekomen dat een gast verder niet dronk, maar aan het begin van de avond erg graag één whisky wilde - wat eigenlijk niet in het arrangement zat. Tja, of iemand dan twintig bier drinkt of één andere drank… dan denk ik over de barman die de beslissing maakt om die whisky uit te schenken: chapeau, helemaal goed! Met mijn werknemers heb ik goud in handen.”

Meer informatie over FORT LENT:

Bekijk het complete bedrijfsprofiel

The Santa's Club WELCOME TO SANTA'S CLUB

Met je collega’s, vrienden of zakenrelaties je eigen kerstpakket shoppen?