Hoe kan een flexibele kantoorruimte jouw organisatie versterken?

  • Bouw

Bedrijfsprocessen worden steeds innovatiever en flexibeler. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor flexibele, tijdelijke kantoorruimten als onderdeel van hun strategisch huisvestingsplan. Niet alleen grote bedrijven, zoals Microsoft en IBM, maar ook kleinere organisaties zien steeds vaker de voordelen van flexibele kantoorruimte.

Hoe kan een flexibele kantoorruimte jouw organisatie versterken?

Sinds de economische crisis is (inter)nationaal het besef gegroeid dat je organisatie flexibel moet opereren om mee te kunnen bewegen met de markt. Dat geldt nadrukkelijk voor het op- en afschalen van medewerkers. Dit betekent dat ook de huisvestingsbehoefte van veel bedrijven flexibel is geworden. Huurovereenkomsten met lange looptijden passen hier niet bij en zijn dus, in zekere mate, niet meer van deze tijd. Daarom zoeken steeds meer kantoorhoudende organisaties naar flexibele huisvestingsmogelijkheden in tijdelijke kantoren zonder dat dit te veel onzekerheid met zich meebrengt en het comfort van medewerkers hieronder lijdt.

De voor- en nadelen van een flexibele kantoorruimte

Naast de mogelijkheid om economische schommelingen op te vangen, bieden flexibele kantoorruimten nog meer voordelen. Aanbieders van flexibele kantoorruimten, zoals Regus, HNK, Tribes, Seats2Meet en vele andere, schieten als paddenstoelen uit de grond. In maart 2018 kopte vastgoedexpert CBRE ‘Vraag naar flexibele kantoorruimte groeit en is onomkeerbare ontwikkeling’. Andere (inter)nationale bedrijven sloten zich bij dit nieuws aan. Maar klopt dat wel? En is die ontwikkeling enkel maar positief? Zeker niet! Daarom zet HEVO de belangrijkste afwegingen bij de inzet van flexibele kantoorruimte op een rij.

De voordelen van een flexibele kantoorruimte

  1. Mogelijkheid om bij te sturen

    Huurcontracten met korte looptijden geven je organisatie de mogelijkheid om flexibel te sturen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Er zijn diverse mogelijkheden om deze ‘golven in ruimtegebruik’ op te kunnen vangen. Zo kun je bijvoorbeeld precies, en zelfs per dag, de ruimte huren waar je op dat moment behoefte aan hebt. Zo voorkom je de traditionele leegstand van kantoorruimten op woensdag- en vrijdagmiddag.
  2. Kostenreductie en lagere initiële investeringen

    Doordat je alleen die ruimten huurt die je daadwerkelijk gebruikt, is je huisvesting aanzienlijk efficiënter en kosteneffectiever. Hierdoor heb je meer grip op de kosten en betaal je alleen voor de ruimte die je daadwerkelijk gebruikt. Daarnaast bespaar je met het huren van een ingericht kantoor ook op de initiële investeringskosten
  3. Contact en ruimte voor innovatie

    Het kan voor jouw organisatie belangrijk zijn om dicht bij ‘het vuur van innovatie’ te zitten. Door afdelingen onder te brengen in flexibele locaties waar bijvoorbeeld ook start-ups en zzp’ers werken, positioneer je je organisatie dicht bij potentieel interessante professionals. Daarnaast geeft het huren van zulke flexibele huisvesting ruimte aan medewerkers om te experimenteren en te innoveren en kun je zo eenvoudig tijdelijke teams huisvesten. Groot voordeel is dat bij uitblijvend succes het huurcontract eenvoudig opgezegd kan worden. Zo voorkom je dat je organisatie vastzit aan robuuste kantoorruimten die stammen uit betere tijden.

Nadelen van een flexibele kantoorruimte

  1. Flexibiliteit heeft zijn prijs

    Aan flexibilisering van kantoorruimten hangt een prijskaartje. Exacte cijfers zijn helaas lastig te geven, omdat die sterk bepaald worden door de locatie en het aantal meters dat je wilt huren. Daar komt nog bij dat veel aanbieders van flexibele kantoorruimten werken met abonnementen en ‘maatwerk’.
  2. Bedrijfsgevoelige informatie en veiligheid

    Bedrijfsgevoelige informatie is een belangrijk thema voor organisaties die de inzet van flexibele kantoorruimten overwegen. Hoe goed zijn de netwerken beveiligd? En hoe voorkom ik dat er iemand over de schouder van een medewerker meekijkt?

Meer informatie over HEVO B.V.:

Bekijk het complete bedrijfsprofiel

RegioinBedrijf Connect RegioinBedrijf Connect november 2018

Graag nodigen wij u uit om aan te sluiten bij de zevende editie van RegioinBedrijf Connect op 13 november bij Fort Lent in Nijmegen.