Mag u uw werknemers nog wel vaste kostenvergoedingen betalen?

  • Financieel & Juridisch

Door de coronacrisis is er veel veranderd voor werknemers en werkgevers. Eén van de gevolgen van de coronacrisis is dat werknemers vaker thuiswerken. Dit kan gevolgen hebben voor de fiscale behandeling van hun kostenvergoedingen. Lees er meer over in dit artikel van Van Oers.

Mag u uw werknemers nog wel vaste kostenvergoedingen betalen?

Vaste kostenvergoedingen zijn vaak gebaseerd op een situatie die gedurende de coronacrisis helemaal niet meer bestaat.

Tot 1 januari 2021 bestond er een goedkeuring om deze onbelaste vaste kostenvergoedingen bij verder ongewijzigde omstandigheden voort te zetten, mits zij al op 13 maart 2020 belastingvrij werden vergoed. De goedkeuring voor reiskostenvergoedingen is verlengd tot 1 juli 2021. Voor andere kostenvergoedingen is de goedkeuring verlopen en is het raadzaam om te bekijken in hoeverre de werknemers nog kosten maken.
Wij gaan in dit artikel nader in op de vaste kostenvergoedingen.

Voorwaarden vaste kostenvergoeding

Voor gericht vrijgestelde en intermediaire kosten, zoals een koffie onderweg of een bloemetje voor een klant, mag je als werkgever onder voorwaarden een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.

Deze voorwaarden zijn als volgt:

  • De werkgever kan het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
  • De werkgever specificeert elke vrijstelling en kostenpost die onderdeel is van de opbouw van de vaste kostenvergoeding naar soort kosten en hoogte van het bedrag.
  • De werkgever onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit onderzoek als de omstandigheden wijzigen.
  • Het onderzoek duurt minimaal 3 maanden en wordt afgenomen bij een representatieve vertegenwoordiging van het personeel

Voor zekerheid over de fiscale kwalificatie van uw vaste kostenvergoedingen moet worden afgestemd met de Belastingdienst.

In 2020 gold een goedkeuring vanuit de overheid dat de vaste kostenvergoedingen, bij verder gelijke omstandigheden, mochten doorlopen als de kosten in werkelijkheid, in verband met Corona, niet meer werden gemaakt. Deze goedkeuring is per 1 januari 2021 niet langer meer van kracht. Dat betekent dat wanneer werkgevers gebruik maken van vaste kostenvergoedingen zij moet opzoeken uit welke kosten de vergoeding is opgebouwd en in hoeverre deze kosten momenteel nog worden gemaakt. Alleen kosten die nog onveranderd worden gemaakt mogen nog tegen hetzelfde bedrag onbelast worden vergoed.

Mijn werknemers maken niet meer dezelfde kosten als pre-corona. Wat nu?

Als werkgever moet u mogelijk uw vaste kostenvergoedingen aanpassen, een nieuw onderzoek doen naar de kosten van uw werknemers of op declaratiebasis gaan werken. Mogelijk wil u ook een kostenvergoeding toekennen omdat uw werknemers veelvuldig thuiswerken.

Als wij u hierbij kunnen helpen door mee te denken, een onderzoek uit te voeren of een declaratiereglement op te stellen dan wel te toetsen neemt u dan zo snel mogelijk contact met ons op. Dan zoeken wij samen naar de meest optimale oplossing.

Meer weten?

Mocht u vragen hebben met betrekking tot het vergoeden van reiskosten, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon voor de loonadministratie, of met René Keuzenkamp of Angela Veraart, onze adviseurs. U kunt contact opnemen via mail: loonadvies@vanoers.nl.

Meer informatie over OERS ACCOUNTANCY & ADVIES BREDA, VAN:

Bekijk het complete bedrijfsprofiel

Linkedin bedrijfspagina RegioinBedrijf Volg RegioinBedrijf op Linkedin

Volg RegioinBedrijf op LinkedIn en blijf op de hoogte van regionale ontwikkelingen!